Arkivreglemente

Arkivreglemente för Nordanstigs kommun

Antaget av Nordanstigs kommunfullmäktige 2005-05-02 § 25.

Tillämpningsområde

Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens
myndigheter. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen
och övriga styrelser och nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt
andra kommunala organ med självständig ställning.
Reglementet gäller även för de bolag kommunen äger ensam samt de
stiftelser kommunen bildar ensam.

Myndighetens arkivansvar

Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas på det sätt som
framgår av punkterna 4 — 10 i detta reglemente.

Myndigheten ansvarar även för av myndigheten övertagna arkiv.
Till övertagna arkiv räknas arkiv från tidigare organisation, vars verk-
samhet övertagits av myndigheten.

Vid varje myndighet skall finnas arkivansvarig som har att bevaka
arkivvården hos myndigheten . Om inte annat sägs är myndighetens
chef även arkivansvarig.
Vid varje myndighet skall finnas en, eller vid större myndigheter flera,
arkivredogörare som svarar för de praktiska arkivvårdande insatserna
samt för kontakten mellan myndigheten och arkivmyndigheten.

Arkivmyndigheten

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet.

Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter
fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildning och arkivvård.

Hos arkivmyndigheten skall finnas ett centralarkiv.

Centralarkivet skall vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt
främja rkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell
verksamhet och forskning samt verka för att arkivmaterialet
levandegörs.

Arkivmyndigheten skall ge övriga myndigheter i kommunen råd och
vara myndigheterna behjälplig i arkivvårdsfrågor.

Arkivmyndigheten får utfärda riktlinjer som behövs för en god
arkivvård i kommunen.

Centralarkivet skall vårda och i förekommande fall förteckna till arkiv-
myndigheten överlämnade handlingar och i förekommande fall
verkställa föreskriven och beslutad gallring av dessa handlingar.

Redovisning av arkiv

Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv, dels genom information om
vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat
(arkivbeskrivning), dels i en systematisk förteckning över de handlingar
som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning).

Arkivbeskrivningen skall innehålla uppgifter om:

myndighetens organisation och uppgifter
myndighetens och eventuella föregångares historik
de viktigaste ärende- och handlingstyperna hos myndigheten
sökingångar till arkivet
inskränkning i tillgängligheten genom sekretess (i förekommande fall)
gallringsbeslut som tillämpas
myndighetens arkivansvarige- och redogörare

Arkivbeskrivningen skall hållas kortfattad och fortlöpande revideras.

De handlingar som lämnas till centralarkivet skall förtecknas.
För gallringsbara handlingar behöver ingen arkivförteckning upprättas.
Varje arkiv skall förtecknas för sig och får inte sammanblandas med andra arkiv. Arkivförteckningen skall fortlöpande revideras.
Vid förteckningsarbetet skall det allmänna arkivschemat följas.

Allmänna handlingar hos en myndighet förtecknas/redovisas i en
dokumenthanteringsplan.

Dokumenthanteringsplanen skall innehålla uppgift om:

handlingens benämning och/eller rutin
handlingens medium: papper, mikrofilm, ADB, fotografi, ljudband etc
förvaringsplats
sorteringsordning
gallringsfrist
tidpunkt för leverans till centralarkiv

Rensning

Handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall fortlöpande rensas
eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna.
Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggningen.

Bevarande och gallring

Myndighet beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring
av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning.
Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar
denna efter samråd med överlämnande myndighet.

Handlingar som gallras skall förstöras.
Sekretessbelagda handlingar skall förstöras under kontroll.

Överlämnande

När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksam-
heten hos en myndighet, kan de efter överenskommelse med arkiv-
myndigheten övertas av centralarkivet för fortsatt vård. Av dokument-
hanteringsplan framgår när så skall ske.
Ansvaret för arkivhandlingarna övertas då av arkivmyndigheten.

Gallringsbara handlingar skall endast tas emot i undantagsfall.

Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte
har förts över till annan myndighet inom kommunen, skall arkivet
överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte
kommunfullmäktige beslutat något annat.

Annat överlämnande, t ex till myndighet utanför kommunen, kräver
stöd av lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige. Arkivhandlingar
får inte överlämnas till privaträttsligt subjekt .

Myndigheten skall före överlämnandet upprätta förteckning/reversal i
två exemplar över de överlämnade handlingarna. Det ena exemplaret
återsändes till den avlämnande myndigheten som kvitto.

Före överlämnandet skall rensning och beslutad gallring ha verkställts,
såvida inte annan överenskommelse träffats med centralarkivet.
Handlingarna skall vara förpackade och märkta enligt
överenskommelse med centralarkivet.

Arkivbeständighet och förvaring

Handlingar som skall bevaras skall framställas med material och meto-
der som garanterar informationens beständighet.

Arkivhandlingar skall alltid förvaras under betryggande former.

Arkivlokal skall vara skyddad mot fukt, vatten, skadlig klimat- och
miljöpåverkan, rök och brand. Lokalen skall vidare ge skydd mot stöld
och olaga intrång.

Av Riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna
råd och tekniska krav skall tjäna som norm i kommunens arkivvård.

Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas
av arkivmyndigheten.

Utlåning

Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för
skador eller förluster inte uppkommer.

För tjänsteändamål kan handling lånas ut till annan myndighet och för
vetenskapligt ändamål till institution som beviljats inlåningsrätt av Riks-
arkivet.

Handlingar får inte lånas ut till enskilda för användning utanför myndig-
hetens lokal.

Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihets-
förordningens och sekretesslagens bestämmelser.

Samråd

Utöver vad som anges i 7 och 8 §§ skall myndigheterna samråda med
arkivmyndigheten i viktiga frågor som påverkar arkivvården . Med
viktiga frågor avses t ex inrättande och inredning av arkivlokal eller
omorganisationer.

Sidan uppdaterad: 2011-04-08.
Ansvarig för sidans innehåll: Arkivarie Jan Wadin

Kris

Kris och säkerhet

Populära sidor